Kundenservice Outsourcing
Kundenservice Outsourcing für Anfragen und Rückrufe
Sie möchten Ihren Kundenservice bei wiederkehrenden Fragen und Rückrufen entlasten? PMT bearbeitet die vereinbarten Anliegen anhand Ihrer Informationen. Fälle, die eine fachliche Entscheidung brauchen, erhält Ihr Team mit den bisherigen Gesprächsnotizen.
- Standardfragen beantworten
- Rückrufe übernehmen
- Fachfragen gezielt weiterleiten
Unverbindliche Projektanfrage
Ihr Bedarf
Zusätzliche Unterstützung für Ihre Kundenbetreuung
Wiederkehrende Fragen lassen sich oft anhand vorhandener Informationen beantworten. PMT übernimmt diese Aufgaben im vereinbarten Umfang. Für Beschwerden, Sonderfälle und fachliche Entscheidungen stimmen wir ab, wer in Ihrem Unternehmen zuständig ist und wie Kunden eine Rückmeldung erhalten.
Damit können wir Sie unterstützen
- Sie benötigen Unterstützung bei häufig wiederkehrenden Kundenfragen
- Sie möchten offene Rückrufe bearbeiten lassen
- Sie erwarten zeitweise mehr Serviceanfragen als üblich
Das klären wir gemeinsam
- Welche Antworten und Kundendaten benötigt werden
- Welche Fälle an Ihr Fachteam weitergegeben werden
- Wer Änderungen an Produkten oder Abläufen mitteilt
Leistungsbereiche
Serviceaufgaben passend zu Ihren Kundenanliegen
Gemeinsam grenzen wir Standardanfragen und Fälle mit weiterem Klärungsbedarf ab. Ihre freigegebenen Informationen bilden die Arbeitsgrundlage.
Standardanfragen bearbeiten
Wir beantworten wiederkehrende Fragen, nehmen Anliegen auf und dokumentieren den Bearbeitungsstand nach Ihren Vorgaben.
Kundenrückrufe übernehmen
Wir greifen den bisherigen Vorgang auf, geben freigegebene Auskünfte und fragen nach, ob das Anliegen damit beantwortet ist.
Fachfragen und Beschwerden weiterleiten
Wir erfassen Sachverhalt, bisherige Schritte und gewünschte Rückmeldung. Dringende Fälle erhalten die vereinbarte Kennzeichnung für Ihr Team.
Weitere Leistungen
Unterstützung für Service und Vertrieb
Telefonvertrieb (Outbound)
Wir sprechen Zielkunden an, vereinbaren Gesprächstermine und fragen bei offenen Angeboten nach.
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Kundenservice & Rückrufe
Wir beantworten Kundenfragen, bearbeiten Rückruflisten und leiten Fachfragen an Ihr Team weiter.
Anfrage starten
Leadgenerierung B2B
Wir prüfen Interesse, Bedarf und Zuständigkeit. Ihr Vertrieb erhält die besprochenen Informationen für den nächsten Kontakt.
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Terminvereinbarung & Nachfassen
Wir klären offene Fragen zu Ihrem Angebot und stimmen Rückrufe oder Beratungstermine ab.
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Backoffice & Datenpflege
Wir aktualisieren Kontaktdaten und halten fest, was besprochen wurde und welche Aufgaben noch offen sind.
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Mögliche Einsätze
Entlastung im täglichen Service und bei zusätzlicher Nachfrage
PMT kann ausgewählte Anliegen vorübergehend oder als wiederkehrende Aufgabe übernehmen. Den Zeitraum und die Servicezeiten stimmen wir mit Ihnen ab.
Zusätzliche Fragen nach einer Kundenaktion
Eine Aktion führt zu mehr Rückfragen. Wir beantworten die abgestimmten Fragen zu Ablauf und Angebot und erfassen Sonderfälle für Ihr Team.
Wiederkehrende Erstinformationen
Kunden fragen regelmäßig nach denselben Abläufen oder Unterlagen. PMT gibt die freigegebenen Informationen weiter und leitet individuelle Beratungsfragen an Ihre Fachpersonen.
Aufgelaufene Rückrufwünsche
Wir bearbeiten vorhandene Rückrufwünsche, erfragen den aktuellen Stand und halten fest, ob weitere Unterstützung nötig ist.
Projektablauf
So bereiten wir die Serviceübernahme vor
Die Vorbereitung verbindet Ihre Serviceinformationen mit konkreten Regeln für die Bearbeitung und Weiterleitung.
Häufige Anliegen erfassen
Wir besprechen typische Fragen, erwartete Mengen und gewünschte Zeiten. Gemeinsam wählen wir die Aufgaben für PMT aus.
Wissensstand und Befugnisse abstimmen
Sie stellen freigegebene Antworten bereit. Wir klären Datenzugriffe, erlaubte Auskünfte und Zuständigkeiten für Beschwerden und Sonderfälle.
Bearbeitung an ersten Fällen prüfen
PMT übernimmt einen vereinbarten Testumfang. Mit Ihrem Team prüfen wir Antworten, Fallnotizen und die Weiterleitung offener Fragen.
Serviceinformationen aktuell halten
Wir vereinbaren, wie Änderungen mitgeteilt werden, und besprechen wiederkehrende Rückfragen sowie noch offene Fälle in der laufenden Zusammenarbeit.
Qualität und Datenschutz
Kontaktdaten und Kundenanliegen verantwortungsvoll bearbeiten
Vor dem Start klären wir mit Ihnen die Datenverwendung, Kontaktfreigaben und Zuständigkeiten. Wir vereinbaren, welche Informationen PMT nutzen darf und wie Widersprüche oder Datenschutzanfragen an die zuständige Stelle weitergegeben werden.
- Kontaktquellen und Freigaben vor Anrufen klären
- Datenzugriffe auf die vereinbarten Aufgaben abstimmen
- Gesprächsinhalte und erlaubte Auskünfte freigeben
- Kontaktwidersprüche erfassen und berücksichtigen
- Beschwerden und Datenschutzanfragen zuständig zuordnen
- Datenübergabe und Umgang mit Daten zum Projektende vereinbaren
Direkter Ansprechpartner
Ihre Ansprechpartner in der Agenturleitung
Zur Agenturleitung von PMT gehören Intisar Malik, Ali Hammoud und Iqbal Husein. Für Ihr Projekt vereinbaren wir, wer die laufende Abstimmung übernimmt und an wen Sie sich bei Fragen wenden können.
Sie legen mit uns fest, welche Gespräche und Servicefälle wir übernehmen.
Ihr Team erhält Gesprächsergebnisse und vereinbarte Rückruftermine.
Fachfragen und Sonderfälle geben wir an die benannten Ansprechpartner weiter.
FAQ
Häufige Fragen
Welche Kundenanliegen kann PMT übernehmen?
Geeignet sind unter anderem wiederkehrende Informationsfragen, vereinbarte Rückrufe und die Aufnahme von Servicefällen. Den konkreten Umfang legen wir anhand Ihrer Produkte, Informationen und Bearbeitungsbefugnisse fest.
Was ist, wenn unsere Antworten noch nicht dokumentiert sind?
Wir können häufige Anliegen und vorhandene Informationen im Projektbriefing gemeinsam ordnen. Fachliche Antworten kommen aus Ihrem Unternehmen und werden vor ihrem Einsatz von Ihnen freigegeben.
Wie werden Beschwerden behandelt?
Wir erfassen das Anliegen und bisherige Schritte. Sie bestimmen, welche Antworten PMT geben darf, wie Dringlichkeit gekennzeichnet wird und an wen Beschwerden zur Entscheidung weitergehen.
Kann PMT technische Fachberatung leisten?
Wir stimmen ab, welche technischen Fragen sich mit Ihren freigegebenen Unterlagen beantworten lassen. Weitergehende Diagnose, Beratung oder Entscheidungen bleiben bei den von Ihnen benannten Fachpersonen.
Welche Servicezeiten sind möglich?
Die gewünschten Zeitfenster, das erwartete Aufkommen und die verfügbare Kapazität werden vor der Beauftragung abgestimmt. Die vereinbarten Zeiten und die Behandlung außerhalb dieser Zeiten werden im Projekt festgehalten.
Wie erfährt PMT von Änderungen an unserem Angebot?
Wir benennen gemeinsam eine zuständige Person für Aktualisierungen und legen einen Übergabeweg fest. Neue Informationen werden nach Ihrer Freigabe in die Arbeitsunterlagen übernommen.
Anfrage
Wobei braucht Ihr Kundenservice Unterstützung?
Beschreiben Sie häufige Anliegen, gewünschte Servicezeiten und das ungefähre Aufkommen. Teilen Sie uns mit, welche Antworten bereits dokumentiert sind und welche Systeme Ihr Team nutzt.
Projektplanung